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O que fazer, ainda em Dezembro, para tornar seu 2017 ainda mais promissor.

 

Pode parecer insistência ou que estamos batendo na mesma tecla durante todos os dias deste mês, mas, na verdade, precisamos muito ressaltar a importância de Dezembro para o próximo ano da sua empresa.

Até fizemos um Webstorm completo apenas sobre este assunto (recomendamos que você assista, pode ajudar muito :D ).

 

 

Em Dezembro, segundo o que percebemos de nossos clientes, os trabalhos das agências diminuem e muitas chegam a entrar em férias coletivas logo nos primeiros dias do mês. O que nos faz pensar que o fim do ano é tão importante? Justamente este momento de menor tráfego de atividades.

Com o tempo extra, você e sua equipe podem aproveitar para analisar tudo o que passou durante o último ano. Levantando dados importantes é possível determinar sucessos e pontos de melhoria para sua agência. Com informações precisas sobre os meses anteriores, identificar ações mais lucrativas ou que poderiam ser diferentes será mais fácil, possibilitando uma análise assertiva de tudo que foi executado.

Para ajudar neste diagnóstico, dividimos os dados a serem levantados em 2 categorias: gestão interna e gestão do cliente. Estas categorias contemplarão notas gerais, dadas pelo gestor, para cada fator importante na vivência da empresa.

Você pode ver um exemplo disso em nossa tabela de score de desempenho, distribuída para quem participou do nosso Webstorm ao vivo:

Tabela de score de desempenho

Em gestão interna, há 3 pontos críticos para o sucesso da sua agência: os aspectos da equipe, dos trabalhos e financeiros. Em relação à equipe pode-se analisar as questões de engajamento, criatividade e pró-atividade. Claro que, se você perceber relevância em outros tópicos, além daqueles que indicamos aqui, coloque-os na análise e faça também o levantamento destes dados.

Com as informações da equipe, você pode determinar em qual ponto houve uma dissonância entre o que foi imaginado pelos gestores da agência e o que foi executado pelo time. É preciso interpretar os dados e analisar o que foi feito no ano para trabalhar essa questão. Cada problema pode ter várias raízes, por exemplo, no caso de problemas de engajamento da equipe, é preciso fazer a pergunta: quais são as motivações para isso? Pode ser a falta de liberdade no escritório, talvez pouco incentivo por parte da gestão ou falta de comunicação entre a diretoria e os funcionários. Também pode ser tudo isso junto e misturado, portanto, sobre cada ponto, é necessário um entendimento do que aconteceu nos meses anteriores e do resultado da sua análise.

Já para qualificar os aspectos de trabalho, podemos analisar questões como a entrega, a qualidade e o preço. Na entrega, deve-se focar no tempo investido, no atraso ou não de atividades e na quantidade de tarefas que devem ser executadas em um período versus a quantidade que realmente é realizada. As notas referentes à qualidade do trabalho podem dizer respeito ao acordo que você fez com seu cliente. Podem ser analisados neste fator os impactos gerados, os resultados em vendas, uma avaliação dos próprios clientes, etc. E, por último, a questão de preços dos jobs, em que devemos analisar se os trabalhos foram lucrativos, se houve muita resistência dos clientes em relação ao preço orçado e afins.

No lado financeiro da gestão interna é preciso verificar três pontos importantes: o fluxo de caixa, uma análise da situação financeira da agência e a inadimplência. Dentro de fluxo de caixa vale analisar os faturamentos dos meses, comparando-os mês a mês, identificando crescimentos ou perdas. Já quanto à análise da situação financeira, pode-se dar atenção à lucratividade da empresa, onde ela passou mais dificuldade e quais períodos geraram mais receita. No quesito inadimplência é necessário identificar as ações que geraram mais pagamentos, menos atrasos e quais as atitudes da agência fizeram o número de inadimplentes diminuir ou aumentar.

Sob o ponto de vista externo, ou seja, de gestão de clientes, podemos analisar, principalmente, os fatores que influenciam o relacionamento do cliente com a agência. Sinalizamos como importantes os tópicos: prospecção, manutenção e rentabilidade. Olhando para a prospecção, podemos identificar quais foram as ações que mais converteram clientes e receita, também é possível validar se o processo de prospecção está sendo efetivo ou se precisa de melhorias. Em manutenção de clientes é relevante levantar informações sobre a retenção destes, a geração de receita recorrente e como eles se comportam depois de virarem clientes. E na ótica de rentabilidade, a principal informação a se obter é saber quais clientes geram lucro efetivo para a agência, como está dividido o faturamento entre seus clientes, perceber qual a porcentagem do seu faturamento está concentrada nos seus maiores clientes e etc.

A somatória destes aspectos de gestão interna e de clientes pode, por meio de uma análise profunda, gerar uma espécie de guia, mostrando em quais pontos é necessário trabalhar primeiro, por apresentarem uma situação mais crítica. A partir desta análise e da qualificação dos aspectos que você e sua equipe escolherem como determinantes para o sucesso da agência, é possível enxergar os erros a serem corrigidos em 2017 e os acertos a serem repetidos e desenvolvidos com mais intensidade no próximo ano.

Criamos, também, um esquema para validar quais notas merecem mais atenção e prioridade para planejar ações de melhoria. Abaixo você pode conferir esta tabela e aplicar as notas que você deu a cada ponto crítico de sucesso da sua agência.

Escala de desempenho

Com a validação das áreas que precisam de mais atenção, você pode criar um plano de ações, contemplando os pontos mais deficientes em primeiro lugar e seguindo a sucessão da escala que mostramos. O grande objetivo deste plano é dar mais equilíbrio e qualidade a cada fator da sua agência, a fim de criar um processo mais eficiente e com mais segurança financeira. Veja abaixo nosso exemplo de plano de ação que apresentamos durante o Webstorm.

 

Plano de ação

 

Com objetivos, metas e táticas bem definidos, os pontos de melhoria ficam mais visíveis e cada ação pode se tornar muito mais efetiva. Por isso é tão importante aproveitar este momento de menor fluxo de trabalho que só acontece em Dezembro. Apenas neste mês, você e sua equipe terão tempo para discutir todos os pontos que sugerimos, estabelecendo um bom conjunto de ações, planejadas e estruturadas de forma estratégica para que 2017 seja um ano de mais conquistas e evolução.
E, cá entre nós, sabemos como o ambiente e o dia a dia de agência é corrido, existem milhares de tarefas e atividades a serem feitas, então, em qual outra época do ano sua empresa poderá “parar” para estabelecer um projeto complexo como este? Por que não aproveitar este período de baixa atividade?

Usar estes últimos dias do ano com este tipo de atitude mostra mais aquecimento estratégico para sua equipe e para os clientes, dando mais propriedade para agir no próximo ano. Portanto, crie o seu planejamento para começar o ano de 2017 pronto para alavancar seus resultados!

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